Ik denk dat bedrijven er verstandig aan doen bij archivering de documenten te
converteren naar een ander formaat dan de bekende ms office formaten.
Dat kan in hoge mate geautomatiseerd gedaan worden zodat de kosten beperkt blijven.
Er komen m.i. 2 formaten in aanmerking: pdf, het bekende acrobat formaat en ODF, het
nieuwe open document formaat.
Pdf is niet 'open', maar het formaat is inmiddels de facto standaard voor read only
documenten. Documenten in dat formaat zijn maximaal beschikbaar, digitaal op te slaan
en te verzenden. Ook als Adobe failliet zou gaan of het PDF formaat zou veranderen
heeft dat geen effect op de beschikbaarheid van bestaande documenten. Maar Adobe heeft
, behalve de gratis readers, mede zo'n succes met pdf vanwege zijn uitstekende
backwardse compatability.
ODF moet zijn sporen nog wel verdienen maar ze zijn er mee op de goede weg. Ook dat
formaat belooft maximale beschikbaarheid maar blijft bewerkbaar. ODF is echter wel
'open' omdat niet een enkel bedrijf ODF in eigendom heeft maar een consortium van
bedrijven, die bovendien willen waarborgen dat ODF vrij van rechten door iedereen
gebruikt mag worden.
Om die reden en om dat het voorziet in andere behoeften kan ODF bestaan naast pdf.
Door voorlopig alleen bij archivering te kiezen voor ODF of PDF hoef je nog niet direct
het hele office gebeuren overhoop te halen maar kun je voorlopig gewoon de huidige
office programma's blijven gebruiken.
Dat is wel zo prettig want Microsoft heeft zich nog niet gewonnen gegeven aangaande ODF.
Met ge-archiveerde documenten in PDF of ODF formaat ben je voor de beschikbaarheid er van
niet langer meer afhankelijk van software van een enkele leverancier waarvoor je eventueel
ook nog rechten moet betalen.